Tener facturas atrasadas, tanto de clientes como de proveedores no es una situación deseable pero puede suceder. La ley contempla este tipo de errores y permite al ciudadano subsanarlos teniendo en cuenta algunas consideraciones.
En este artículo se explica cómo proceder cuando encontramos una factura sin gestionar olvidada hace meses en alguna cartera errónea de tu escritorio.
¿Qué son las facturas atrasadas y por qué ocurren?
Las facturas atrasadas son documentos de cobro que no han sido pagados en el plazo establecido. Representan deudas pendientes que una persona o empresa debe abonar a un proveedor, prestador de servicios, o cualquier entidad que haya emitido la factura.
Estas facturas pueden estar relacionadas con una amplia variedad de bienes o servicios, desde suministros comerciales hasta servicios públicos. Un elevado número de facturas atrasadas puede tener efectos negativos en la empresa como cargos por mora o intereses, deterioro de relaciones comerciales, impacto en el crédito, acciones legales por parte de los afectados o interrupción en servicios y suministros.
Los motivos por los que puede suceder que se nos atrase una factura son variados:
- La falta de liquidez de una empresa puede provocar no tener los fondos necesarios para pagar una factura a tiempo.
- Por errores administrativos como pérdida de documentos, errores en el procesamiento o la falta de seguimiento.
- Por desacuerdos entre el emisor y el receptor sobre la cantidad adeudada, la calidad del servicio etc.
- Por cambios o reestructuraciones en la estructura de una empresa que produzcan retrasos.
- Por problemas técnicos: Los fallos en los sistemas de pago pueden impedir que estos se realicen a tiempo.
Normativa española sobre el manejo de facturas atrasadas
La normativa vigente entiende que hay despistes que deben poder subsanarse y por ello dispone de las herramientas necesarias para poder contabilizar facturas atrasadas y también declararlas.
¿Cómo se contabilizan las facturas atrasadas?
Contabilizar las facturas atrasadas implica registrar adecuadamente las facturas no pagadas en los libros contables.
Hay dos tipos de facturas principales:
- Facturas de proveedores (cuentas por pagar): son facturas que la empresa debe pagar a sus proveedores.
- Facturas de clientes (cuentas por cobrar): son facturas que la empresa ha emitido y espera cobrar de sus clientes.
Estos son los pasos para contabilizar facturas atrasadas, según su tipo:
Facturas de proveedores
Al recibir la factura se debe registrar en el libro de compras y gastos y se tiene que especificar el tipo de gasto que supone y si se paga a débito o a crédito.
Si la factura se convierte en atrasada, como es el caso que nos atañe, se puede mantener en la cuenta de proveedores hasta su pago o moverla a una cuenta de pasivos a corto plazo.
A estas anotaciones se deben sumar el registro de intereses por la demora, cuando apliquen. Una vez esté bien registrada y sumados los costos del retraso se pagará la factura normalmente.
Facturas de clientes
Al emitir una factura, se debe registrar en el libro de ventas.
Si la factura se convierte en atrasada, se puede mantener en la lista de cuentas por cobrar o moverla a una cuenta de provisiones para cuentas dudosas si se estima que puede no ser cobrada.
Como en el caso de las facturas de proveedores, el registro de intereses por mora también puede aplicar y se ha de contabilizar cuando detectamos el atraso.
Una vez se cobra la factura se registra el cobro y, si se había provisionado la cuenta como dudosa y al final se cobra, se debe ajustar la provisión.
Contabilizar facturas atrasadas requiere un seguimiento cuidadoso de las cuentas por pagar y por cobrar, así como de los intereses y provisiones relacionados. Es importante mantener registros precisos y actualizar los libros contables regularmente para reflejar la situación financiera real de la empresa.
